Connaître les bonnes pratiques pour éviter les difficultés

Se faire accompagner

Au moment de la création de l'entreprise comme au cours de son développement, il est important de se faire accompagner pour s'assurer de faire les bons choix et de prendre les bonnes décisions.

Des accompagnements peuvent être proposés par les réseaux consulaires et professionnels, par exemple :

• Chambre de commerce et de l'industrie (CCI), Chambre de métiers et de l'artisanat (CMA), Chambre d'agriculture (CA)
• Union nationale des professions libérales (UNAPL)
• Ordre professionnel (ordre des experts comptables, des médecins, etc.)
• Fédérations professionnelles (Union des auto-entrepreneurs UAE, etc.)
• Professionnels du droit et du chiffre : avocats, experts-comptables, etc.

Les régions peuvent également proposer un accompagnement aux entrepreneurs.

L'Urssaf accompagne les entrepreneurs dans les différentes étapes clés : création d'entreprise, développement, difficultés financières et cessation de l'activité.

Service Public Conseillers entreprises offre également un accompagnement personnalisé aux entrepreneurs en les mettant en relation avec différents partenaires publics et parapublics qui s'engagent à les rappeler dans un délai maximum de 5 jours. Ils apportent une aide adaptée à la problématique : proposition d'une aide financière, conseil personnalisé, renseignement ou accompagnement technique.

Mettre en place ou demander la mise en place de sûretés

Les sûretés sont des mécanismes visant à protéger un créancier du défaut de paiement de son débiteur. Une entreprise peut demander à ses débiteurs la mise en place de sûretés pour se protéger en cas de défaillance. Cela lui permet ainsi de limiter ses problèmes de trésorerie liés à des impayés.

Il existe plusieurs types de sûretés qui ont leurs propres caractéristiques. Il est important de se renseigner sur chacune d'entre elles pour déterminer celle qui pourrait être la plus efficace.

Nous vous présentons une liste non-exhaustive des différentes garanties :

• Cautionnement
• Nantissement de créance, nantissement de parts sociales, nantissement du fonds de commerce
• Hypothèque
• Garantie autonome
• Lettre d'intention
• Gage sur meuble corporel, gage immobilier

Des sûretés peuvent également être demandées à l'entreprise pour garantir certaines de ses créances (prêts, achat auprès d'un fournisseur...). Le dirigeant peut accorder une sûreté au nom de son entreprise et ainsi protéger son patrimoine personnel.

Être attentif lors de la rédaction documents commerciaux

Pour éviter de se retrouver dans une situation difficile, le dirigeant doit être attentif lors de la rédaction de ses documents commerciaux. Il est nécessaire de rédiger un écrit pour chaque transaction commerciale et de le faire systématiquement signer par ses clients. Cette pratique permet à l'entreprise de prouver que la transaction a eu lieu ou devait avoir lieu en cas de litige avec son partenaire.

Elle doit également penser à indiquer un certain nombre d'informations essentielles dans ses conditions générales de vente (CGV) mises à la disposition des clients. Ces CGV définissent les règles applicables aux ventes (par exemple, modalités de détermination du prix, conditions de paiement, de transport, tribunal compétent en cas de litige). Elles peuvent servir de preuve à l'entreprise. Elles permettent également de faire gagner du temps notamment sur le choix du mode de règlement des litiges.

De plus, lors de la rédaction des conventions et contrats avec ses partenaires commerciaux, l'entreprise doit penser à y insérer toutes les clauses utiles en cas de litige. Il s'agit notamment des clauses suivantes :

• Clause pénale, d'astreinte ou d'indemnité : elle permet d'établir le montant des indemnités en cas d'inexécution du contrat (par exemple, un fournisseur n'a pas livré la marchandise à son client)
• Clause de dédit : elle fixe le prix à payer pour se défaire d'un contrat et ne plus être tenu d'exécuter ses obligations
• Clause d'acompte et d'arrhes : une fois qu'un acompte ou des arrhes ont été versés, il n'est plus possible de se défaire du contrat ou à des conditions désavantageuses
• Clause de réserve de propriété : le fournisseur peut mettre une clause de réserve de propriété sur les marchandises livrées. Il conserve la propriété des marchandises tant que le client n'a pas payé entièrement le montant de la facture
• Clause résolutoire : elle précise les circonstances dans lesquelles le contrat cesse de produire ses effets. Elle peut également entraîner l'obligation pour les parties d'annuler les obligations pour lesquelles la contrepartie n'a pas eu lieu. Par exemple, le client doit renvoyer les marchandises livrées pour lesquelles il n'a pas versé le montant.

Ces clauses permettent à l'entreprise de se protéger contre l'inexécution des obligations de ses partenaires commerciaux et d'éviter les mauvaises surprises. Elles peuvent également permettre à l'entreprise de gagner du temps et d'éviter de rester trop longtemps dans une situation difficile.

Souscrire une assurance perte d'exploitation

L'entreprise peut souscrire des assurances complémentaires et notamment une assurance perte d'exploitation. Cette assurance permet d'indemniser l'entreprise lorsque celle-ci ne peut plus maintenir son activité à la suite d'un sinistre (par exemple, un incendie, une explosion, un bris de machine, du vandalisme).

La diminution ou l'arrêt d'activité peut entrainer une perte de chiffre d'affaires qui, si l'entreprise a souscrit une assurance perte d'exploitation, est compensée par l'assureur.

Cette assurance est souvent intégrée dans le pack de l'assurance multirisques proposée par les divers assureurs. L'entreprise doit étudier les offres proposées par les sociétés d'assurance pour identifier celle dont les conditions conviennent le mieux à l'entreprise.

Ainsi, cela permet à l'entreprise de limiter le risque de se retrouver en difficulté financière.

Vérifier la solvabilité de ses clients

Lorsqu'une entreprise souhaite entamer une relation commerciale avec un nouveau client, il est utile de s'informer sur sa situation financière . Les renseignements sur la solvabilité d'une entreprise permettent de vérifier que l'on ne s'expose pas à un risque élevé d'impayé. En effet, une entreprise en difficulté financière peut avoir du mal à tenir ses délais de paiement et ainsi mettre en danger la trésorerie de l'entreprise en attente de paiement.

Pour obtenir ces informations, l'entreprise doit connaître le numéro Siren ou Siret de son client ou partenaire commercial. Ces numéros sont présents sur les documents commerciaux (par exemple, facture, CGV, devis) de l'entreprise cliente.

Ils peuvent aussi être retrouvés gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises. Ce site donne également accès aux données financières des entreprises : date de clôture des comptes, montant du chiffre d'affaires, etc.

Le site Infogreffe met à disposition les comptes déposés ainsi que des études plus ou moins détaillées de la situation financière. L'accès à ces informations est généralement payant :

Les greffes des tribunaux de commerce tiennent également un registre des sûretés mobilières sur lequel il est possible de voir si une entreprise a consenti des sûretés à des créanciers. Il est consultable gratuitement :